人事制度改定のステップ例

人事制度の構築・改定にあたっては、以下の流れで検討を進めていくのが基本です。
  1. 人事ポリシーの明確化
  2. 人事制度構築・改定の目的明確化
  3. 上記をベースとした、基本フレームの策定
  4. 個別制度の詳細設計～運用ルール作成
  5. 社員への説明
  6. 本番運用（または試行）、およびメンテナンス

1. 人事ポリシーの明確化

経営全体の中で社員をどのように位置づけ、何を期待するのか、また、会社として社員に対して何を提供していくのか等の基本的考え方（会社としての意思）を明らかにします。
これが、人事制度のみならず、すべての人事マネジメントにおけるベースになります。

2. 人事制度構築・改定の目的明確化

何のために人事制度を構築・改定するのか、具体的にどういう状態を目指すのかを明らかにします。
目的は、「社員の成長支援強化」「評価・報酬に対する納得感の向上」のように、ポジティブなものである必要があります。
「人件費の削減」といったネガティブな目的のため、人事制度を‘隠れ蓑’として使うといったやり方は決してうまくいきません（緊急対策としてどうしても人件費を削減する必要がある時には、全く別のアプローチになります）。ここで定めた目的・ゴールイメージは、検討の過程において常に立ち返るべき「拠り所」となります。

3. 上記をベースとした、基本フレームの策定

上記1、2を踏まえて、人事制度の基本フレームを作成します。何を基本フレームに含めるかは、ケースによって違いますが、主に以下の項目についての考え方を決めていくことになります。同時に、「制度改定におけるメインテーマ（目玉）」は何かをはっきりさせることも重要です。

  • 等級・グレード

    ⇒人事マネジメントの基礎となる等級・グレードを何をもって認定するか
    ex.）・属人的要素（学歴、職歴、勤続年数など）
    　　 ・人物評価（職能評価、実績評価など）
    　　 ・業務評価（役割期待評価、職務評価など）

  • 基本報酬（月例基本給）

    ⇒基本報酬を何をもって（どれくらいのウエイトで）決定するか
    ex.）・属人的要素（学歴、職歴、勤続年数など）
    　　 ・人物評価（職能評価、実績評価など）
    　　 ・業務評価（役割期待評価、職務評価など）
    ⇒昇給方式とするか、毎年洗いがえ方式とするか

  • 手当

    ⇒属人的手当（家族、住宅など）の扱いをどうするか
    ⇒その他、基本報酬とは別枠で支給すべき手当はあるか

  • 賞与

    ⇒どのような決定ロジックとするか
    ⇒業績連動させる場合、どの程度のアップダウンを想定するか

  • 評価の種類

    ⇒どのような評価を行い、何に反映させていくのか
    ex.）・職能（能力）評価・・・・・等級に反映
    　　 ・役割評価・・・・・基本給に反映
    　　 ・目標管理による業績評価・・・・・賞与に反映

  • 福利厚生

    ⇒どのような方針で行っていくのか
    ex.）・もしもの時のセーフティネット
    　　 ・自助努力を前提とした一部経済的支援
    　　 ・育児・介護支援の強化

  • キャリア形成・能力開発支援

    ⇒仕事を通じたキャリア形成支援のしくみをどうするか
    ex.）・ジョブローテーションのしくみ
    　　 ・自己申告（異動希望申告）のしくみ
    ⇒自己啓発、専門スキル習得支援のしくみをどうするか

  • 退職金

    ⇒今後の方向性をどのように定めるか
    ex.）・現状維持
    　　 ・廃止（or前払い化）の方向、または制度の抜本的改定（確定拠出年金等）
    　　 ・ポイント制の導入など、一部算定方法の改定

4. 個別制度の詳細設計～運用ルール作成

上記基本フレームに基づき、実際の運用を想定しながら制度の詳細設計を行います。
特に、
  • 評価基準書、評価シート
  • 報酬テーブル（基本給、賞与、退職金）
  • 等級・グレード、報酬決定の具体的プロセス
などの策定にあたっては、実在者でのシミュレーションを行いつつ、慎重に細部の調整をしていくことが必要です。あわせて、職場での運用をスムーズに行うためのしくみ（マニュアル化含む）や、移行措置などの個別対応のルールについても定めていくこととなります。

5. 社員への説明

決定事項（改定の考え方、具体的内容）を、社員に対して説明していきます。
説明会については、数回に分ける、階層別に行うなど、各社の事情に応じた工夫が必要です。また、上記検討の段階で社員を巻き込んだり（ex.検討委員会の設置）、全体フレームが固まった段階で中間説明会を行うことも有効であるケースが多いです。
いずれにしても、社員への説明～普及のプロセスが制度改定の成否を決定づけることもありますので、できる限り丁寧に行っていくことが求められます。

6. 本番運用（または試行）、およびメンテナンス

評価者研修などの現場フォローを行いながら、本格的な運用をスタートさせます。
運用してみて始めてわかる不具合や、改善点もありますので、制度の細かいメンテナンスを行いながら、本来目的としていたものに近づいているかどうかの検証を行います。
このようなプロセスを繰り返すことで、新しい制度を会社に定着させ、成果につなげていくことを目指します。